Wer fällt darunter?

Der Bund nimmt im Waren- und Dienstleistungsverkehr gemäß § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz ausschließlich elektronische Rechnungen entgegen — seit dem 1. Jänner 2014. Als Rechnungsempfänger des Bundes gelten laut e-Rechnung.gv.at:

  • alle Bundesministerien und deren nachgeordnete Dienststellen
  • Parlament, Präsidentschaftskanzlei und Volksanwaltschaft
  • Verwaltungsgerichtshof, Verfassungsgerichtshof und Rechnungshof

Auch ausländische Vertragspartner von Bundesdienststellen sind nach Maßgabe der technischen Möglichkeit zur E-Rechnung verpflichtet.

Für Länder, Städte und Gemeinden gilt das nicht: Sie können E-Rechnungen über dieselbe Bundeslösung empfangen, eine gesetzliche Verpflichtung für ihre Auftragnehmer besteht aber nicht. Zentrale öffentliche Stellen in der EU müssen E-Rechnungen seit dem 18. April 2019 zwar annehmen, nicht primäre Beschaffer laut BVergG 2018 seit dem 18. April 2020 (Richtlinie 2014/55/EU) — daraus folgt keine Pflicht, sie auch zu senden.

Die vier Einbringungsarten

Nach authentifizierter Anmeldung am Unternehmensserviceportal (USP) stehen drei Wege offen, der vierte läuft ganz ohne USP:

  1. Online-Formular — die Rechnung direkt im Browser erfassen. Kein Programm nötig, dafür jede Rechnung von Hand.
  2. Upload — eine fertige Datei (ebInterface oder UBL) aus Ihrer Software hochladen.
  3. Webservice — die automatische Übermittlung, wenn Ihre Software eine Schnittstelle dafür hat.
  4. Peppol — die Authentifizierung läuft über Peppol-Zertifikate; eine USP-Anmeldung ist dafür nicht nötig.

Sie dürfen die E-Rechnung auch durch Dritte erstellen und übermitteln lassen, etwa durch die Steuerberatung oder einen Service Provider. In diesem Fall muss der Rechnungssteller selbst gar nicht am USP registriert sein.

Was das für die Softwarewahl heißt

Wer nur gelegentlich an den Bund fakturiert, kommt mit dem Online-Formular aus. Ab ein paar Rechnungen im Monat lohnt sich ein Programm, das ebInterface-Dateien erzeugt (für den Upload) oder gleich über Peppol versendet. Welche Programme das können, steht in unserem Vergleich — jede Angabe mit Quelle und Prüfdatum.

Achtung bei der Einbringung: Jede Rechnung durchläuft eine automatisierte formelle Prüfung. Erst wenn sie fehlerfrei ist, übernimmt sie die Bundesdienststelle und gilt als ordnungsgemäß eingebracht — eine abgelehnte Rechnung ist also keine eingebrachte Rechnung.

Offizielle Quellen

Prüfen Sie Fristen und Pflichten immer anhand der offiziellen Quellen — sie können sich durch Gesetzgebung ändern.